Småföretagsanställda kan nu ta med sig sina kontorspaket var som helst samtidigt som de får åtkomst till och arbetar med dokument, kalkylblad och presentationer. Zoho Workplace erbjuder inte bara fjärr- och hybridåtkomst till produktivitetsverktyg, utan det främjar teamsamarbete genom att tillåta teammedlemmar att arbeta tillsammans från vilken plats som helst genom att vara värd för möten och webbseminarier, samt samarbeta om filer på arbetsytan.

“Vi vill föra flera former av kommunikation till samma plats genom att förena en användares kommunikationsstilar”, säger Rakeeb Rafeek, Zohos ledande produktmarknadschef för Zoho Workplace-appar. “Oavsett om det är genom meddelanden, e-postchatt, ljud- och videosamtal, möten eller till och med stadshus, har vi en plattform för allt klart på samma plats i Zoho Workplace.”

Vad är Zoho Workplace?

Det är ett paket med kommunikations- och samarbetsapplikationer utformade för att erbjuda en komplett uppsättning lösningar för att främja samarbete. Zoho Workplace har appar för att förbättra e-post, dokumenthantering, presentationer, chattar och mer.

Zoho Workplace innehåller tre programsviter, var och en med relaterade applikationer som är integrerade med varandra. Några av applikationerna inom Zoho Workplace inkluderar:

• Zoho författare
• Zoho ark
• Zoho Show
• Zoho WorkDrive
• Zoho möte
• Zoho Mail
• Zoho Cliq
• Zoho Connect

En balanserad ekvation

Zoho Workplace erbjuder dock småföretag mycket mer än en uppsättning appar. För att ge sina användare den bästa hybridarbetsupplevelsen har Zoho uppdaterat Workplace för att skapa en balanserad ekvation. Eftersom den moderna arbetsplatsen fortsätter att utvecklas i snabb takt, har Zoho insett att dagens lösning kanske inte ens är ett problem i morgon.

Efter två år av pandemirelaterade störningar på arbetsplatsen lärde sig teamet på Zoho mycket om utmaningarna med avlägsna och hybrida arbetsmiljöer. Till exempel missar nyanställda medarbetare som arbetar på helt distans interaktioner med kollegor och företagsledning.

“Det slutar med att de får mycket färre kontakter med arbetsgivaren och de andra anställda på företaget eftersom allt är så snävt planerat”, säger Rafeek. “De arbetar antingen ensamma eller i schemalagda gruppsamtal, och det finns inget däremellan så det finns färre möjligheter att stöta på varandra och ha det där slumpmässiga samtalet och bygga upp förtroende.”

Helst, säger Rafeek, har ett företag en balanserad arbetsplats. Verktyg som Zoho Workplace gör det möjligt genom att erbjuda flexibilitet att arbeta hemifrån, på kontoret eller var de vill.

Oavsett vilket arbetssätt en anställd väljer bör den ideala hybridarbetsplatsen fortfarande skapa lika möjligheter för ostrukturerad informell kommunikation att flyta. Zoho Workplace åstadkommer detta genom att erbjuda tydliga processer och arbetsflöden för att ge mer klarhet i företagets indikatorer, händelser m.m.

Zoho Workplace-funktioner

Zoho Workplace har en mängd olika funktioner inbyggda i plattformen för att främja kommunikation i en hybrid arbetsmiljö, inklusive:

Flera arbetslägen

Anta att en anställd arbetar på ett kontor och en annan arbetar från en avlägsen plats. I så fall tillåter Zoho Workplace alla att helt enkelt klicka på en profilbild från någon av dess samarbetsappar för att se om en annan användare är i fjärrstatus eller på kontoret. Tack vare dessa tydliga arbetsstatusar kan samarbetsprocesser fortskrida smidigt och snabbt.

Mötesgränssnitt

Zoho Workplace har också förenat möteskonfigurationsgränssnitten för att rymma både personliga möten och möten på distans. Med samma gränssnitt för användare som arbetar i alla lägen skapar programvaran en enhetlig process för alla. Användare har möjlighet att välja vilket sätt de vill arbeta och låta andra veta.

Integrerade incheckningar

Alla produkter inom Zoho Workplace tillåter användare att checka in och checka ut från jobbet. Istället för att gå ut till en plattform för medarbetarupplevelser kan användare helt enkelt ansluta till en tidshanteringsapp och logga in på jobbet eller utan arbete från någon av Zohos samarbetsappar.

Säkerhetsförbättringar

Säkerhet är en faktor av stor betydelse för praktiskt taget alla moderna företag. Med Zoho Workplace kan anställda arbeta på distans utan att kompromissa med ett företags säkra system eller data. Små företag som använder Zoho Workplace kan ge sina anställda flexibiliteten att arbeta från vilken fysisk plats som helst samtidigt som de behåller sinnesfrid.

Enhetshantering

Zoho Workplace förbättrar ett företags säkerhet genom att lägga till enhetshanteringskontroller till plattformen. Arbetsgivare kan distribuera vilka samarbetsappar de väljer på varje enhet som ägs av företaget och distribueras av företaget. De kan också använda ytterligare säkerhetsfunktioner som att inaktivera skärmdumpar från Zoho Workplace-appar.

Analytics

Ett brett utbud av analyser är inbyggt i apparna som visas i Zoho Workplace. Användare kan få tillgång till insikter som den genomsnittliga närvaron för varje avdelning och medarbetarnas engagemang med delade filer. Zoho Workplace innehåller en uppsjö av intelligens och analyser under de flesta appar för att ge administratörer en extra hand att bestämma hur mycket flexibilitet de kan erbjuda sina anställda.

Ta bort samarbetsbarriärer

Zoho Workplace hjälper till att bygga upp förtroende bland anställda genom att ta bort samarbetsbarriären. Mjukvaran är designad för att tillåta informell kommunikation att flöda fritt inom ett företag. Förutom att ha en klickbar profilbild från varje samarbetsapp kan användare lägga till kommentarer och svara på konversationer genom att helt enkelt klicka på profilbilden och välja om de vill ringa dem, starta en videochatt eller till och med skicka meddelanden till dem direkt… även inifrån en dokumentera.

Zohos Workplace-mjukvara hjälper också till att öka samarbetet och ta bort hinder genom e-postdelning. Så snart en användare får ett e-postmeddelande från en leverantör eller en annan användare behöver de inte göra en skärmdump eller kopiera den till ett annat program för att starta en konversation med sitt team. Zoho Workplace skapar möjligheten att ha en social medialiknande konversation över det e-postmeddelandet. Användare kan @ nämna andra, tagga dem i ett förslag och skapa grupper, och andra kan kommentera och svara på tråden på ett frivilligt sätt och utan att störa andras inkorgar varje gång det finns ett tillägg till en konversation.

Andra aspekter av Zoho Workplace som hjälper till att ta bort samarbetsbarriärer inkluderar möjligheten att direkt kommentera videor och företagsforum för att tillåta samtal om icke-arbetsrelaterade ämnen. Forumen hjälper anställda som kanske inte ser varandra ansikte mot ansikte att ha öppna diskussioner om allt i världen i ett socialt medialiknande gränssnitt.

Med team-hangouts, som också är en funktion i Zoho Workplace, kan användare skapa team-hudles online med en whiteboard där de kan föra diskussioner eller till och med spela spel i en informell konversation som de som sker i fysiska pausrum och kafferum. Samtidigt säkerställer meddelandekanaler att användare inte missar något viktigt som händer inom företaget.

Förbättra medarbetarnas engagemang

Zoho har inbyggt funktioner i sin Workplace-produkt för att förbättra medarbetarnas engagemang och öka transparensen. Med stadshus tillåter plattformen anställda och ledarskap att föra samtal och öppna diskussioner. Anställda kan ställa frågor och få ärliga svar från ledarskapet. Ett företag kan hålla rådhusmöten genom Zoho Workplace vid vissa tider eller med vissa avdelningar.

Chatbots ger klarhet i processer och arbetsflöden inom Zoho Workplace. Företagsadministratörer kan fastställa när de vill skicka meddelanden eller under vilka omständigheter de vill varna anställda. Så, till exempel, om en viss typ av utgift godkänns, kan en chatbot skicka ett omedelbart meddelande till de anställda som behöver den informationen. På samma sätt, om en biljett tilldelas, skulle lämplig anställd också omedelbart meddelas via chatbot.

Med dokumentarbetsflöden kan användare skapa anpassade gransknings- och inlämningsprocesser inom företaget. De kan välja vem som granskar objekt i första hand och hur förslag eller korrigeringar sker, samt vem som slutligen undertecknar dokumentet.

Molnhantering kan bli ett stort hinder när anställda arbetar på distans via alla typer av internetanslutningar. Hur hittar medarbetare och ledning rätt filer? För att lösa detta problem har Zoho Workplace introducerat en funktion som kallas metadatahantering. Varje gång en ny fil laddas upp kan användare ställa in Zoho WorkDrive för att fråga om filens ytterligare egenskaper, till exempel vilken klient den tillhör eller vilken leverantör den är relaterad till.

Användare kan också lägga till ett brett utbud av ytterligare information så att filer kan organiseras och lätt lokaliseras.

“Vi vill att alla i organisationen ska känna sig delaktiga i att beslutet tas via transparenta verktyg och vår produktsäkerhet”, säger Rafeek. “Vi har en plattform för allt på samma plats inuti Zoho Workplace.”

Zoho Workplace Prissättning

Zoho Workplace erbjuder en komplett uppsättning verktyg som behövs för kommunikation och samarbete till en konkurrenskraftig prisstruktur. Företag med fem eller färre användare har möjlighet till en gratis plan med begränsade funktioner. Organisationer kan lägga till användare på ett e-postabonnemang för bara 1 USD i månaden, eller välja standardplanen och få tillgång till Workplace-funktioner för 3 USD per användare och månad, fakturerad på årsbasis.

Vill du uppgradera till den professionella planen med mer än tredubbla lagringsutrymmet per användare och 10 gånger mängden WorkDrive-utrymme? Det är fortfarande bara $6 per användare och månad. Den professionella planen erbjuder till och med en 15-dagars gratis provperiod och inget kreditkort krävs.