Småföretagare kan använda sina personliga fordon för affärskörning. Detta är helt tillrådligt ur ett kostnadsbesparande perspektiv, och det är också tillåtet för skatteändamål. Den enda haken: för att dra av kostnaden för affärskörning måste du styrka affärsanvändningen av fordonet. Skattereglerna är mycket strikta vad det innebär. Det finns ett rätt sätt och ett fel sätt att göra det på.

Uppteckningar måste vara samtida

Detta innebär att nödvändig information måste noteras i en loggbok, app eller annan post vid eller nära tidpunkten för varje affärsresa i fordonet. I ett fall, skapade en entreprenör sin körsträcka enbart för att användas när han granskades; beteckningarna gjordes inte samtidigt med affärsanvändningen av hans Mercedes. Dessutom var hans rekord en kalender med minimala anteckningar om affärsutnämningar; inte tillräckligt bra som du kommer att se.

Obligatorisk information

Det räcker inte att bara anteckna datumet och antalet körda mil för affärer i skatteundervisningssyfte. De säger IRS du måste notera:

• Datumet
• Destinationen (stad, stad eller område)
• Affärsändamålet
• Vägmätaren vid början och slutet av varje resa (totalt antal mil för resan)
• Kostnaderna – typ (t.ex. olja, gas) och belopp, såvida inte IRS standard körsträcka används (förklaras nedan).

Om du väljer att dra av IRS standard körsträcka istället för faktiska utgifter, måste du fortfarande hålla ett register över all information förutom utgifter. För 2022 är den vanliga körsträckan 58,5¢ per mil för affärskörning under första halvåret och 62,5¢ per mil under andra halvåret. Återigen, att använda standardtaxan för körsträcka befriar dig inte från kravet att registrera all annan information om varje affärsresa.

Provtagning för journalföring

Istället för att registrera information för varje affärsresa i ditt fordon kan du föra ett adekvat register över delar av ett beskattningsår och använda det registeret för att bevisa mängden affärsanvändning för hela året. Detta kallas för ”provtagning” och du måste kunna visa att de perioder för vilka en adekvat journal förs är representativa för användningen under beskattningsåret. Till exempel kör du ungefär samma antal miles för affärer varje månad under hela året. Om du för detaljerade register under de första tre månaderna kan du extrapolera din körsträcka för hela året. På samma sätt, om du spårar körsträcka den första veckan i varje månad, kan dina veckoposter användas för att visa den totala affärskörningen för månaden.

IRS ger detta exempel: Du använder din bil för att besöka kunders kontor, träffa leverantörer och andra underleverantörer och hämta och leverera varor till kunder. Det finns ingen annan affärsmässig användning av bilen, men du och din familj använder bilen för personliga ändamål. Du för adekvata register under den första veckan i varje månad som visar att 75 % av användningen av bilen är för affärer. Fakturor och räkningar visar att din affärsanvändning fortsätter i samma takt under de senare veckorna i varje månad. Dina veckoposter är representativa för användningen av bilen varje månad och är tillräckliga bevis för att stödja andelen affärsanvändning under året.

Dokumentationsbevis för faktiska utgifter

Om du inte använder standardtaxan för att räkna ut ditt avdrag för kostnaden för affärskörning och istället drar av dina faktiska kostnader, måste du spara kvitton, annullerade checkar, kreditkortsutdrag, räkningar eller andra dokumentbevis för kostnaden för utgifter relaterade till affärsanvändning. Detta utöver körsträckan och annan information som anges ovan.

Skilja mellan affärs- och personlig körning

Kostnaden för att köra för personliga ändamål är inte avdragsgill. Du kan inte dra av kostnaden för pendling, vilket är en icke avdragsgill personlig kostnad. Spåra milen från ditt kontor till vilken företagsrelaterad plats som helst, som att träffa en kund eller säljare, gå till banken eller postkontoret eller köpa tillbehör. Om ditt företag är hemmabaserat räknas resa hemifrån till valfri affärsrelaterad destination och tillbaka igen som en affärsresa.

Slutsats

Var noga med att notera att endast egenföretagare kan dra av kostnaden för affärskörning. Ägare till företag som är anställda kan inte dra av sina kostnader på sina personliga returer, men kan ordna med ersättning från sina företag med hjälp av en ansvarsfull plan; detta kräver samma belägg. Visst, det kräver ansträngning att upprätthålla tillräckliga register över affärskörning, men det är värt det. Tänk bara på att om du är en egenföretagare som kör 8 000 miles i affärer 2022 (förutsatt att samma miles varje månad) och du använder IRS standard körsträcka, kan du dra av 4 840 $. Det är inget.

Bild: Depositphotos