?

Nyligen reste Small Biz i :15 On Location till Austin, Texas för Zoho Day 2022. Här sitter Zoho Senior Evangelist Taylor Backman med Shawn Hessinger, verkställande redaktör för Small Biz Trends för att diskutera fördelarna allt-i-ett small affärsprogramvara kan ge ditt företag.

3 fördelar med allt-i-ett affärsprogramvara

1. Ger dig en lösning kontra flera olika lösningar.

Shawn: Om du är ett riktigt litet företag och du precis har börjat med teknik, kan du prata om några av sätten att använda en lösning i motsats till en uppsjö av olika lösningar kan vara en fördel?

Taylor: Jag tror att om du tittar på en allt-i-ett, så tänker du på vad det är för olika saker som verksamheten gör, vad arbetar vi med som organisation? Och då letar vi efter en lösning som kommer att passa bäst med de kraven och sedan också vara något som vi förhoppningsvis kan växa in i med tiden eller utöka vår användning med tiden.

Så jag tror att med den mentaliteten kommer du uppenbarligen att hitta en produkt som kommer att fungera för dig och det kommer att vara ett pris som du är bekväm med och allt kommer att bli bra.

Men sedan med tiden kommer du att spara mycket pengar och tid på att inte ändra saker för mycket på vägen eftersom alla dessa förändringar blir riktigt dyra … för nu kommer all data som fanns på ett ställe att försvinna till en annan produkt.

Eller så måste du nu gå och köpa en annan produkt som redan ökar kostnaderna, och nu måste du integrera den produkten som blir ännu dyrare. Och nu fortsätter kostnaderna bara att spiralera utom kontroll.

Så titta på vilka krav vi har, vilka är en rimlig uppsättning krav som troligen kommer att ha i framtiden som vi kanske kan börja fundera på att hitta en lösning som matchar, som har ett bra pris, som fungerar för dig idag har det en hel del utdelningar som fortsätter att betalas framåt.

2. Kritisk affärsdata är integrerad på en central plats.

Shawn: Du nämnde integration, och jag kan föreställa mig att det är en av de verkliga fördelarna eftersom du i vissa fall hanterar data, CRM-system och andra liknande saker. Kan du ge några exempel på system som du kan ha i en allt-i-ett-lösning som du skulle vilja integrera?

Taylor: Absolut. Jag menar, om vi har, till exempel, var lagrar vi all vår kundinformation? Så vi har en central plats för att lagra all vår kundinformation. Och när vi väl har en central plats för att vilja tänka på vad är alla interaktioner som vi har med den kunden?

Och så vilken kanal eller vilket sätt eller form av kommunikation vi än har med den kunden, vi vill se till att det är integrerat så att data flödar in i kundregistret och vi får en fullständig bild av det. Och det kommer naturligtvis att vara till hjälp när som helst du ska nå ut och prata med dem.

Och sedan, naturligtvis, beroende på vilken typ av verksamhet du är i om du säljer som till exempel fysiska produkter online, vill vi att dessa register också ska integreras i systemet, så att vi vet vilka produkter de är köp av.

Om vi ​​är ett tjänstebaserat företag och vi skriver på ett kontrakt och nu måste vi börja fakturera i timmar, vill vi att vad vårt projektledningsverktyg än är ska kopplas upp också. Så på det sättet kan vi se till att vi spårar det bra och fakturerar för det och får ett bra rekord där. Och sedan, naturligtvis, kundsupport, om vi verkligen stöttar kunder vill vi det.

3. Automation sparar tid och pengar

Shawn: Jag kan föreställa mig att om din data inte finns på ett ställe, din kunddata, till exempel, och du har flera olika källor, så är det till och med en lång tid involverad i att överföra det fram och tillbaka … eller sätt som små företag kan typ räkna ut det och räkna ut det för att se besparingarna, för jag tror att det finns en besparing utöver bara prislappen på programvaran.

Taylor: Jag menar, det är svårt att veta specifikt. Men återigen, tänk på det stora antalet personer som utför administrativt arbete där de matar in data. Förhoppningsvis har inte din organisation för mycket av det.

Men om du har det, tänk på ett sätt som du nu kan automatisera det på något sätt eller fundera på något sätt att exportera alla dessa kalkylblad så att de sedan kan konsolidera kalkylblad eller skapa ett kalkylblad, så att det sedan kan förvandlas till minikalkylblad och sedan konsolideras igen.

Tänk på vilka processer det än är och tänk nu på hur mycket tid det kostar. Om du har anställda som gör det, koppla timkostnaden för deras tid till dessa uppgifter, eller hur? Och om du nu kan börja automatisera bort eller genom att helt enkelt vara bättre organiserad på datasidan, om du kan börja ta bort det från deras jobbansvar, då kan du bifoga en bokstavlig dollarsiffra till vad du sparar genom att använda dessa nya verktyg och skapa nya processer.

Shawn: Låt oss prata om fördelarna med kundservice också, för om du har 20 appar istället för en, har du 20 kundtjänstcenter istället för ett att hantera.

Taylor: Det är en annan sak. Du har 20 kontrakt som du har att göra med som har 20 olika betalningsplaner som är på 20 olika faktureringscykler och har 20 olika användarkonton som måste konfigureras och hanteras och aktiveras. Det är en stor fråga, eller hur?

Jag menar, du kan köra det som ett litet tankeexperiment. Du använder tio applikationer och du måste ombord en ny anställd för att göra det. Gör de där tio gångerna mot att göra det en gång. Hur mycket pengar kostade det dig? Precis där. Det är bara början, eller hur? Så, ja, det finns säkert många uppsägningar som smyger sig fram.

Takeaways

Kom ihåg att hålla det enkelt när du väljer programvara för småföretag, allt-i-ett-lösningar kan ibland tillhandahålla en mängd olika tjänster till en lägre kostnad.

Se till att fånga resten av avsnittet för att ta reda på andra användbara affärstips och höjdpunkter som:

• Fler verkliga fördelar med integrationen en allt-i-ett-programvaruplattform ger.
• Sätt att beräkna kostnaden för redundanta processer och se att det finns en besparing utöver bara prislappen på programvaran.
• Hur du kan undvika att sugas in i en marknadsföringsvirvel som kan leda dig till en dålig passform och onödiga kostnader när det gäller att välja rätt allt-i-ett-programvara.
• Hur du kan avgöra om en allt-i-ett-lösning passar bra för den typ av bransch du är i.

Lyssna på Soundcloud:

LÄS MER:

För det senaste, följ oss på Google Nyheter.