Ditt nya företag behöver inte mycket personal och stora projekt för att använda programvara för projektledning. Nystartade företag med bara ett fåtal anställda kan dra nytta av programvara som hanterar projekt, schemaläggning och spårar uppgifter.

Vill du förbättra produktiviteten i ditt företag? Tänk på följande fördelar med att använda dedikerad programvara för projektledning.

År 2020 hade 82 % av organisationerna över hela världen minst en dedikerad projektledare. Men om ditt företag är helt nytt kanske det inte är redo att anställa dedikerade projektledare. Ändå kan den implementera och använda programvara för projektledning som kommer till sin rätt, det vill säga skalas i takt med att verksamheten växer.

Det finns ingen anledning till varför ditt företag inte kan använda samma programvara när det har mognat till ett SME. Här är några av kärnfunktionerna i projekthanteringsprogramvara:

• Dela kalender och kontakter
• Task management
• Projektering och schemaläggning
• Dokumenthantering
• Felrapportering

Att förbättra produktiviteten

Hur hjälper projektledningsappar till framgång för startups och entreprenörer? Vi har lagt ut några punkter nedan.

Problemlösning

Inget projekt är immunt mot problem. Då och då kan vissa problem uppstå som orsakar förseningar eller flaskhalsar i företagets process.

Med en väl uppdaterad projektledningsapp kan projektledare förutse möjliga risker och identifiera problem när de uppstår. De kunde till och med förutse potentiella problem innan de inträffar, vilket gör det möjligt för administratörer och ledare att göra nödvändiga ändringar.

Intern och extern kommunikation

De flesta projektledningsappar har ett brett utbud av verktyg som ger teammedlemmar tillgång till olika uppgifter och projekt som företaget arbetar med. De tillåter också ofta människor att lägga till kommentarer och förslag, vilket gör det lättare att följa upp.

God intern kommunikation hjälper team att fungera bättre som en enhet. Projektledningsappar hjälper anställda att hålla koll på varandra och hålla koll på aktuella och kommande uppgifter för företagets projekt.

Förutom intern kommunikation kan projektledare också använda denna programvara för att kommunicera med kunder och andra externa intressenter mer effektivt.

Om ditt företag tillåter det kan du ge kunderna tillgång till relevanta projekt så att de kan se dina nuvarande framsteg. De flesta appar har välorganiserade gränssnitt, vilket gör ditt arbetsflöde lättare att kommunicera med externa parter.

Rapporter och uppdateringar

Projektledningsappar uppdateras ofta i realtid. Detta är en viktig funktion, särskilt för distansarrangemang. Det gör det möjligt för alla teammedlemmar att vara ständigt uppdaterade och medvetna om ny utveckling gällande relevanta projekt.

Tid har också stor betydelse för företag. Väl uppdaterad projektledningsprogramvara hjälper företag att bestämma ett projekts tidsram, vilket gör att teamen kan formulera förbättringar eller göra justeringar.

Förutom att hålla alla uppdaterade tillåter dessa appar även projektledare och teamledare att skapa mer omfattande externa rapporter. Dessa kommer att hjälpa kunder att bättre förstå företagets process och ställa mer realistiska förväntningar på att arbeta tillsammans.

Samarbete

En sund, samarbetande arbetsplats hjälper varje anställd att prestera bättre. I en Stanford-studie, deltagare som utsatts för sociala signaler om att arbeta tillsammans fortsatte längre på jobbet även om de var tvungna att arbeta ensamma eller hade utmanande uppgifter att utföra.

Stora projekt hanteras genom att skapa många mindre projekt. En bra projektledningsapp kommer att fungera som en one-stop-shop för alla uppdrag i varje skede av ett projekt.

Nedan finns några nyckelfunktioner i alla projektledningsappar som hjälper till att förbättra teamsamarbetet.

Teamets instrumentpanel

Den här funktionen fungerar som en översikt över varje teammedlems uppgiftslista, eventuellt inklusive förfallodatum, att göra-listor för varje dag eller vecka och projektuppdateringar.

Teamkommunikation

De flesta appar tillåter medlemmar att kommunicera med varandra genom kommentarer och förslagsrutor. Eftersom varje teammedlem har ett individuellt konto kan de också tagga relevanta personer för att uppmärksamma dem om brådskande problem.

Fildelning

Denna kritiska funktion ger enkel åtkomst till lämpliga projektfiler, vilket hjälper teammedlemmar att säkerställa konsekvens i sitt arbete.

Kund-/klientdata

Att skapa ett tillgängligt arkiv för kund- och kundinformation skulle avsevärt hjälpa team att genomföra projekt. Att ge tillgång till klientens preferenser och tillvägagångssätt kommer att hjälpa teammedlemmar att anpassa sina metoder.

Tidsplanering

Tid är pengar. Detta talesätt är sant för nästan alla företag inom flera branscher. Ju effektivare ett team är i att hantera projekt, desto bättre är deras chanser att generera intäkter och uppnå affärsframgång.

Vilka är kundens krav? Kommer ditt företag att kunna träffa dem i tid? Vad kan teamet göra för att klara specifika deadlines?

Din valda programvara bör hjälpa dig att svara på dessa frågor, hjälpa dig att spara tid och korrekt kommunicera med dina kunder och intressenter om de framsteg du gör.

Att övervaka den tid det tar för dina team att utföra specifika uppgifter hjälper också till att informera om planering för framtida projekt, eftersom chefer nu bättre förstår sitt teams kapacitet.

Kundnöjdhet

Verksamheten kretsar kring en optimistisk arbetsrelation med intressenter, kunder, leverantörer, förespråkare och personal. Därför är intressentrelationer en nyckeltal för de flesta projekt och mål.

Blickar framåt

Förbättringar av produktivitet, daglig verksamhet, datainsamling och hantering är avgörande för tillväxt och framgång för alla organisationer. De flesta appar kommer att ha eller kommer snart att använda automation, AI och molnet för att förbättra produktiviteten och servicen.

Alla branscher går in i en ny era av digital transformation och du har säkert hört termen: Business 4.0.

Börja som du menar att fortsätta med den digitala adoptionen av programvaruappar som kan skalas för att möta kraven från ditt företag.