Förutom en webbläsare, en kartfunktion och ett kurerat urval av emojis, är de flesta moderna smartphones utrustade med några anteckningsappar. Ibland har dessa formen av en digital anteckningsbok, medan andra tillåter röstinspelningar eller korta videor. En anteckningsapp gör det enkelt att fånga idéer och personliga påminnelser medan folk är på språng.

En anteckningsapp för företag har dock samma kärnfunktioner och möjligheter som personliga appar, samtidigt som den utnyttjar framsteg inom artificiell intelligens och maskininlärning för att optimera verksamheten och synkronisera med relevanta, befintliga lösningar i ett företags mjukvaruekosystem. Denna underliggande, inbäddade teknik hjälper företag att logga och lagra data, möjliggör sömlös sortering och delning – i vissa fall ersätter den föråldrade processer helt och hållet – och fler funktioner läggs till när efterfrågan ökar.

Vad som följer är bara några områden där AI/ML förvandlar digitala bärbara datorer till kraftfulla affärsverktyg för små och medelstora organisationer.

Notera att ta appen affärsfördelar

Intelligenta röstassistenter

Dessa dagar är röstigenkänningsmjukvara och röstassistenter allestädes närvarande bland smarta enheter, och tekniken kommer bara att förbättras och expandera. Enligt Juniper Research förväntas det finnas 8,4 miljarder röstassistentenheter i bruk runt om i världen år 2024.

Den här tekniken gynnar appar av alla slag. Nu kan användare få sina röstinspelningar automatiskt transkriberade och delade exakt och i rasande hastighet. Vissa AI-motorer, som Zohos Zia, möjliggör röstaktiverad sökning i anteckningar, inklusive foton, och automatisk sortering i kategorier, kalenderhändelser och påminnelser.

Exempel: Resande säljare

Tänk på den resande säljaren, alltid på väg till eller från flygplatsen och ut från eller till möten. Med ett så begränsat tidsfönster för att kommunicera med teamet hemma, erbjuder virtuella röstassistenter praktisk men ändå handsfree support. Denna oförskämda säljare kan berätta en anteckning medan han väntar på en taxi, och röstassistenten kan automatiskt veta vilken grupp av lagkamrater som ska få en transkription av den anteckningen, inklusive möjligheten att dela dem som en uppsättning uppgifter.

På grund av anteckningsintegrering av appar med andra program kan de erbjuda samarbete i realtid inom en organisation, även under ett samtal, utan att växla fram och tillbaka mellan appar – inklusive att ställa in uppgiftspåminnelser.

Smarta skanningar

Förutom sjukhussystem och IRS är faxen mestadels föråldrad som ett sätt att överföra fysiska dokument över Internet. De andra alternativen är i allmänhet ganska provisoriska, inklusive att skicka dåligt inramade bilder av filer eller att räkna med en PDF-visare som Adobe Acrobat för att tillåta digital text och signaturer.

Moderna mobilanteckningsappar klarar samma uppgift och kräver bara det som är standard med varje smartphone: en kamera. Fyll bara i ett formulär, ta en bild och notera att appar förvandlar det till ett korrekt formaterat dokument som enkelt kan lagras och delas. Vissa appar, som Zoho Notebook, kommer automatiskt att sortera dessa foton, vilket ger samma sökbarhetsnivå som en textanteckning.

Exempel: Fältarbetare

Ett potentiellt användningsfall är för fältarbetare. Till exempel kan en fältagent ta foton av en felaktig arbetsstation, skapa en anteckning med dessa bilder och ytterligare kommentarer och dela anteckningen med sitt supportteam på kontoret, som kan samarbeta om det bästa tillvägagångssättet inifrån anteckningen. app. Tekniken kunde sortera dessa foton i ett album och skicka samlingen till en tekniker.

Fältarbetaren kan ta bilder när problemet är åtgärdat, och anteckningsappen kan spara dem för referens, inklusive taggar och tidsstämplar, för enkel sortering eller för att se projektets historia.

Enkel formatering

Det kan vara skrämmande att öppna en anteckningsapp och ställas inför dussintals textanteckningar. Visst, de är sorterbara, men information som överförs från en webbplats, e-post eller chattmeddelande kan vara felaktigt formaterad eller innehålla för mycket ovidkommande information för att vara användbar i efterhand.

Lyckligtvis erbjuder AI/ML möjligheten att variera det. Nuvarande AI/ML-funktioner tar det ett steg längre, vilket gör att appar för anteckningar kan formatera och presentera fullständiga webbplatser som lagts till från endast en URL eller små utdrag av en webbplats. Anteckningsappar med denna nivå av AI/ML har också förmågan att känna av om webbplatsen ska presenteras som ett receptkort, en video, en checklista eller en uppgift med inbäddad platsinformation, och kommer att anpassa sig därefter, även från ett e-postmeddelande .

AI/ML-teknik kan göra att appar för anteckningar kan göra ännu mer med ännu mindre organiserat källmaterial. Föreställ dig någon som fångar en mängd information på ett vilda utbud av webbplatser. Anteckningsappar kan utnyttja AI/ML för att analysera relevant information, extrahera kopian och skrubba Flash-bilder och påträngande marknadsföringsmeddelanden så att webbplatserna lätt kan refereras även när de är offline.

Vad är nästa steg i anteckningsappar?

Potentialen med en anteckningsapp för företag ligger i hur väl den integreras med andra appar och system, och hur sömlöst dataflöden mellan dem. Framsteg inom AI/ML-teknik, tillsammans med det växande antalet funktioner och funktioner som läggs till, kunde se att anteckningsappar ersatte inkorgen som anställdas centrala gränssnitt eller företagshemsida.

Vad vi redan ser är appar som tar över många kärnfunktioner på kontors- eller arbetsplatsplattformar – vilket möjliggör synkroniserad chatt och samarbete, datalagring, dataförberedelse och skapande av dokument.

Små företag har de bästa förutsättningarna, baserat på sin storlek och relativa operativa enkelhet, att dra fördel av denna snabbt utvecklande teknik.