Framgång för småföretag handlar om noggrann planering och hantering av olika uppgifter och projekt. Som företagare kan du inte missa en liten detalj eftersom det kan orsaka kolossala problem senare. Och ett utmärkt sätt att hålla sig på toppen av ditt spel är att använda Gantt-diagram. I den här artikeln kommer du att lära dig hur du gör ett Gantt-diagram i Google Sheets.

Hur man skapar ett Gantt-diagram i Google Sheets [2022]

Ett Gantt-diagram är ett populärt projektledningsverktyg för att illustrera en projektledningsplan. Den innehåller ofta horisontella staplar för att visa startdatumet och varaktigheten för varje projektuppgift. Processen att förbereda ett Google Sheets Gantt-diagram är enkel och okomplicerad.

Titta på följande steg.

1. Öppna ett nytt kalkylblad

Besök docs.google.com/spreadsheets/u/0/ och klicka på +-tecknet för att öppna ett nytt kalkylark.

2. Infoga projektdata

När du har öppnat ett nytt kalkylblad, infoga projektdata, som oftast inkluderar men inte är begränsade till:

• Projektnamn
• Arbetsnamn
• Uppgiftens startdatum
• Slutdatum

3. Uppgiftens varaktighetstabell

Nu måste du beräkna varaktigheten för varje uppgift som slutförs. För det, kopiera och klistra in ovanstående tabell 2-3 rader nedan från den första tabellen.

Ta bort datumet från avsnittet Slutdatum i den andra tabellen. Och ersätt sedan startdatumet och slutdatumet för den andra tabellen med Start på dag och varaktighet.

Ansök för kolumnen Start på dag i den andra tabellen =int(B2)-int($B$2) för varje cell. Detta ger dig en startdag för varje uppgift.

För att skapa ett Gantt-diagram måste du beräkna uppgiftens varaktighet för den andra tabellen. I den andra tabellen, tillämpa =( int(C2) – int($B$2) ) – ( ​​int(B2) – int($B$2) ) formeln i alla celler i avsnittet Varaktighet.

4. Infoga ett staplat stapeldiagram

Välj den andra tabellen och infoga ett diagram från rullgardinsmenyn i kalkylarket. En staplad graf visas med diagramredigeringsfönstret på höger sida.

5- Konvertera det staplade stapeldiagrammet till ett Gantt-diagram

När du väljer alla Start på dagen-staplar (blåa), visas diagramredigerarens meny på höger sida. Välj fliken Anpassa och gör Fyllningskapaciteten (som nämns till höger om Fyllningsfärg) noll i procent för att få det slutliga Gantt-diagrammet.

Gratis Google Sheets Simple Gantt-diagrammall

Om du inte har tid att skapa ett Gantt-diagram i Google Sheets kan du använda en färdig Gantt-diagrammall och anpassa den efter dina krav.

Besök mallgalleriet i Google Spreadsheets och gå till avsnittet projektledning för att få en Gantt-diagrammall.

Vad du ska inkludera i ett Gantt-diagram

Ett Gantt-diagram hjälper dig att spåra framstegen för olika uppgifter i ditt företag. Så att inkludera nyckelelement är avgörande för framgången för ditt Gantt-diagram.

Ett grundläggande Gantt-diagram inkluderar:

Projektuppgifter

Du måste nämna alla uppgifter i ditt projekt i uppgiftsnamnkolumnen i ditt Gantt-diagram. Lämna inte någon uppgift eftersom den är liten och kan slutföras på bara ett par timmar.

Uppgiftens startdatum

Du behöver uppgiftens startdatum för olika uppgifter som är involverade i projektet för att göra ett Gantt-diagram. Fyll också i datumet i rätt datumformat.

Slutdatum

Som du har sett måste du fylla i slutdatum i kolumnen Slutdatum i Google Kalkylark.

Uppgiftens varaktighet

Du kan enkelt beräkna uppgiftens varaktighet när du har startdatum och slutdatum för olika uppgifter i projektet.

Ett Gantt-diagram som används för långa projekt kan, förutom projektschemat, även innehålla milstolpar, aktuell status etc.

Hur man anpassar ett Google Sheets Gantt-diagram

När du infogar ett staplat stapeldiagram i Google Sheets visas chattredigeraren på höger sida som erbjuder dina flera anpassningsalternativ.

Här är viktiga anpassningsalternativ:

• Färger på bakgrund och diagramkant och teckensnitt
• Layout av ditt Gantt-diagram
• Diagram och titlar på axlar
• Organisera förklaringen i Gantt-diagramområdet

Du kan lära dig mer om anpassningsalternativ i avsnittet Anpassa i diagramredigeringsfönstret.

Fördelar och användningsområden med att skapa Gantt-diagram för ditt företag

Du kan använda ett Gantt-diagram för att hålla koll på dina projektframsteg. Ett modernt Gantt-diagram kan utesluta behovet av projektledningsprogramvara för att hantera rutinuppgifter.

Genom att skapa Gantt-diagram för ditt företag kan du:

1- Spåra framsteg

Med ett Gantt-diagram har du en fullständig överblick över projektplanen på ett ställe. Detta gör det enkelt att spåra framstegen för olika uppgifter. Eftersom du har allt relaterat till projektet framför dig kan du enkelt fråga teammedlemmar om framstegen.

Dessutom kan du lägga till en statussektion också till ett Gantt-diagram så att den berörda teammedlemmen enkelt kan meddela dig när han/hon har slutfört uppgiften.

2- Förbättra teamkommunikation

Om de används strategiskt kan Gantts-diagram också förbättra teamsammanhållningen. Du kan enkelt lägga till en sektion för att tilldela uppgifter till olika teammedlemmar. Och genom att dela Google-kalkylarket med dina teammedlemmar kan de veta vem som slutför vilken uppgift. Om de har några frågor relaterade till andra uppgifter i projektet kan de enkelt kontakta rätt person.

3- Främja ansvarighet

Från den första uppgiften till den sista uppgiften i projektet kan ett Gantt-diagram hjälpa dina teammedlemmar att lära sig om hur alla i teamet mår. Vissa teammedlemmar som slutför uppgifter på eller före uppgiftens slutdatum kan motivera resten av teamet att spänna ihop sig.

4- Arbeta effektivt med ett fjärrteam

Den mesta statistiken för distansarbete förutspår att distansarbete kommer att växa i en aldrig tidigare skådad takt. Varför skulle det inte göra det? Både arbetsgivare och anställda gynnas av distansarbete. Med ett Gantt-diagram kan du arbeta effektivt med ett avlägset team.

Dela informationsrika Gantt-diagram med ditt fjärrteam, så kommer de att veta allt om projektscheman. Du behöver inte påminna någon om någon uppgifts deadline.

Dessutom underlättar det samarbetet när dina distansarbetare vet vem de ska kontakta om de behöver information relaterad till andra uppgifter i projektet.

5- Uppmuntra transparens

Ett Gantt-diagram gör det möjligt för ditt team att veta vem som arbetar med vilken uppgift. Dina teammedlemmar blir medvetna om varandras arbetsbelastning, uppgiftsframsteg, uppnådda milstolpar, etc. Detta främjar transparens.

Slutgiltiga tankar,

Nu när du vet hur man gör ett Gantt-diagram i Google Sheets kan du enkelt spåra rutinuppgifternas förlopp. För flera projekt kan du utforska den här listan över bästa projektledningsprogramvara för att välja den bästa. Och utforska dessa tips för bättre projektledning.

Om du har blivit kär i Gantt-diagram och vill använda dem för att hantera komplexa projekt, kan du leta efter ett Gantt-diagramverktyg eller Gantt-diagramprogramvara för att skapa kraftfulla diagram med avancerade funktioner.

Bild: Depositphotos