När du anställer anställda blir du ansvarig för deras löneskatt. Trots sin etikett är en löneskatt inte en enda typ av skatt. Det är ett samlingsbegrepp som hänvisar till statligt beordrade skatter som dras från dina anställdas löner.

Arbeta med anställda

Om du arbetar med ens en anställd kommer du att ansvara för följande:

• Betala dina anställdas löneskatt från intäkterna från ditt företag
• Att dra av en del från lönen för dina anställda för att betala deras skatt

Du är inte ensam om du har svårt att lära dig att beräkna löneskatter. Miljontals småföretagare upplever samma dilemma. Om så är fallet kan du överväga att använda företagskalkylatorer, eller ännu bättre, fortsätt läsa den här artikeln för att ta reda på hur du enkelt beräknar löneskatter.

Blanketter

Innan du börjar räkna ut löneskatter måste du se till att alla anställda redan har fyllt i följande formulär, till exempel:

• Formulär I-9: Verifiering av anställningsbehörighet
• Blankett W-4: Anställds källinnehållsintyg
• Fullmaktsformulär för direktinsättning
• Tillstånd W-4

Beräkna löneskatter för anställda

När du har förberett alla dessa (och ditt företag också), kan du nu beräkna dina anställdas löneskatter.
Här är följande steg du kan utföra för att effektivt beräkna löneskatter.

Steg 1: Bestäm bruttolönen för varje anställd

Bruttoinkomst är det belopp som anställda kan få före källskatt. Att beräkna bruttoförtjänsten beror på hur du betalar dina anställda, timvis eller årligen.

Timbaserad

För timbaserade anställda, multiplicera helt enkelt antalet arbetstimmar och timpriset. Till exempel, om din personal har en avgift på 35 USD per timme och renderar åtta timmar om dagen, skulle deras bruttolön per vecka vara 40 (timmar) × 35 USD = 1 400 USD.

Glöm inte heller att inkludera deras övertidsersättning, som är 1,5 gånger högre än den normala taxan för varje timme som överskrider deras grundläggande arbetsschema. Till exempel, ett timpris på 35 USD har en övertidsersättning på 52,50 USD per timme.

Årslön

För årslönebaserade anställda kommer bruttolönen att baseras på den överenskomna årslönen och den förblir fast varje period (varje år). Till exempel, om din personal får 60 000 USD per år, skulle deras bruttolön varannan vecka (löneperiod varannan månad) vara 60 000 USD ÷ 12 månader ÷ 2 eller 2 500 USD.
Dessutom inkluderar bruttolön provisioner, bonusar och andra monetära incitament som en anställd kan få baserat på sin prestation.

Steg 2: Beräkna anställdas skatteinnehåll

När du har identifierat dina anställdas bruttolön kan du nu bestämma det belopp du behöver dra av för att betala deras skatt. I de flesta stater bör arbetsgivare hålla inne olika skatteformer, inklusive federala, statliga och FICA-skatter, från varje lönecheck.

Beräkna federal inkomstskatt (FTI) (2020 eller senare)

Med hjälp av den anställdes blankett W-4 kan du nu beräkna deras FTI med hjälp av löneklassmetoden. Besök IRS Publication 15-T och hitta arbetsbladet för löneklassmetoden för FTI 2020 eller senare.

När du ser arbetsbladet är det dags att fortsätta med följande steg.

Steg 1

Ange den anställdes totala skattepliktiga lön (bruttolön) på rad 1a. Kom ihåg att bruttolönen inkluderar provisioner och andra incitament som en anställd kan få.

Steg 2

På rad 1b anger du antalet anställdas löneperioder årligen. Använd tabell 5 på den övre delen av samma sida.

Steg 3

På rad 1c anger du inkomstbeloppet som anges på den anställdes blankett W-4 Steg 4a. Dela sedan det baserat på antalet löneperioder (kontrollera rad 1b) och ange beloppet på rad 1d.

Steg 4

För att fylla på rad 1e, kombinera summan som anges på rad 1a och 1d. Detta är det totala belopp en anställd kan få före skatteavdrag.

Steg 5

På rad 1f anger du antalet avdrag baserat på den anställdes blankett W-4 Steg 4b. Dela sedan det baserat på antalet löneperioder (kolla rad 1b) och ange beloppet på rad 1g.

Steg 6

På rad 1h, beräkna den anställdes justerade lönebelopp genom att subtrahera raderna 1g och 1e. Om det är noll anger du 0.

Steg 7

För att fastställa 2a eller det preliminära källbeloppet, använd värdet som anges på rad 1h och jämför det med löneklassmetoden som finns i IRS Publication 15-T pdf.

Steg 8

Kontrollera medarbetarens blankett W-4 steg 3 och använd värdet för att fylla i raderna 3a till 3c. Detta gäller endast om den anställde har gällande skatteavdrag.

Steg 9

På rad 4a anger du det belopp som anges på den anställdes blankett W-4 Steg 4c. Lägg sedan till värdet på rad 3c för att få rad 4b.

Nu är du klar med att beräkna deras FTI. Du kan gå vidare till andra skatter.

Beräkna skatter för Federal Insurance Contributions Act (FICA).

FICA inkluderar socialförsäkrings- och Medicare-avgifter. Så här kan du beräkna dem:

Socialförsäkringsavgifter

Multiplicera anställdas bruttolön med den nuvarande socialförsäkringsavgiften på 6,2 %. De övriga 6,2 % betalas av dig, arbetsgivaren. Till exempel kommer en anställd som tjänar 6 000 USD att ha ett socialförsäkringsskatteavdrag på 372 USD (6 000 × 0,062).

Medicare bidrag

Multiplicera anställdas bruttolön med den nuvarande Medicare-räntan på 1,45%. De övriga 1,45 % betalas av dig, arbetsgivaren. Till exempel kommer en anställd som tjänar 6 000 USD att ha ett Medicare-skattebidrag på 87 USD (6 000 × 0,0145).

Statliga och lokala skatter

Vissa stater kan kräva ytterligare inkomstskatteavdrag, som Kentucky, Michigan och andra, medan vissa kanske inte, som Florida, Texas, Washington, etc. Det bästa du kan göra är att kontrollera skattelagarna i ditt lokala område för att avgöra om du behöver dra av mer från dina anställda.

Steg 3: Lägg till återbetalningar

Se till att alla anställda som använder sina pengar för att bedriva affärsverksamhet får ersättning. Du kan ersätta dem på två sätt: ge dem pengarna personligen (separat från lönelistan) eller genom att kombinera ersättningarna med anställdas löner.

Kom ihåg att ersättningar inte ska ingå i dina anställdas bruttolön och inte ska vara en del av eventuella skatteavdrag.

Steg 4: Sammanfatta det

Nu när du har beräknat dina anställdas bruttolön, FTI, socialförsäkring, Medicare, statliga och lokala skatter och återbetalningar, är det att summera det och beräkna deras lönecheck (nettolön). Här är processen för att göra det:

• Bestäm anställdas bruttolön
• Dra av skatteavdrag från FTI till statliga och lokala skatter
• Lägg till ersättningar om det finns några
• Då får du nettolönen eller den lön de kan få

Slutord

Att beräkna löneskatter kan vara överväldigande, men det behöver inte vara det. Genom att känna till de rätta stegen kommer du att kunna fastställa dina anställdas skatteavdrag utan krångel. Med det sagt, kolla noga in följande steg ovan och följ dem noggrant för att undvika misstag.

Bara några påminnelser: glöm inte att kontrollera dina lokala områden för ytterligare inkomstskatteavdrag och inkludera aldrig återbetalningar till bruttolön och skatteavdrag.