Det här är säsongen för att anlita extra hjälp för att hantera förväntad semesterförsäljning. Stora återförsäljare, som Walmart och Macy’s, meddelade sina semesteranställningsplaner — ned från 2021 men fortfarande betydande siffror. Andra företag kan, på grund av sin verksamhets natur (t.ex. skidorter, nöjesparker), använda säsongsarbetare som sin centrala bemanningslösning. Oavsett skäl som driver ditt beslut att anställa säsongsanställda, se till att du förstår skatte- och juridiska regler för detta arbetsarrangemang.

Dina lönekostnader

Vad kommer det att kosta dig att anställa säsongsanställda? Lägg ihop de vanliga lönekostnaderna, som inkluderar:

• Löner och övertid för timanställda (säsongsanställda är vanligtvis inte anställda undantagna från Fair Labor Standards Act minimilön och övertidsregler; dessa regler gäller).
• Skatter på sysselsättning (7,65 % av lönerna för FICA, plus federala och statliga arbetslöshetsskatter)
• Arbetsskadeersättning (se nedan)
• Förmåner, som kan inkludera personalrabatter för varor eller tjänster.

Dina anställdas förmånsplaner

Om ditt företag har förmånsplaner för anställda, såsom gruppsjukförsäkring och en pensionsplan, avgör vilken inverkan säsongsanställda har på dessa planer och deras behörighet att delta.

• Hälsoförsäkring. Säsongsanställda är undantagna från formeln för att avgöra om du är en tillämplig stor arbetsgivare som krävs för att ge sjukförsäkring till heltidsanställda eller betala en straffavgift. De säger IRS en säsongsarbetare definieras i allmänhet för detta ändamål som en anställd som utför arbete eller tjänster på säsongsbasis. Till exempel är detaljhandelsarbetare som är anställda uteslutande under semesterperioder säsongsarbetare.
• Pensionsplaner. Säsongsarbetare behöver förmodligen inte ingå i ett företags pensionsplan. De med mindre än 1 000 timmars arbete under planåret kan uteslutas. En ny regel för deltidsanställda kommer att kräva täckning för dem från och med 2024, men endast om de har genomfört tre på varandra följande 12-månadersperioder med minst 500 timmars tjänst under varje period (2021, 2022 och 2023).
• Personalrabatter. Varorna eller tjänsterna som säsongsarbetare kan köpa med rabatt kan kosta dig bara en blygsam summa. Om du vill att rabatten ska undantas från löner och undantas från löneskatt, håll dem inom fastställda gränser (20 % av priset som tas ut av en icke-anställd kund för tjänster och en rabatt på varor som inte är mer än din bruttovinst i procent gånger priset som tas ut till en icke-anställd-kund).

Din försäkring

Se till att ersättningsskyddet för dina anställda inkluderar dina säsongsanställda. Det finns inget undantag från arbetsersättning för säsongsarbetare som anställs under semesterperioden eller någon annan korttidsperiod.

Säsongsarbetare kan eller kanske inte är berättigade till arbetslöshetsersättning när säsongen är slut; det beror på statlig lag och deras arbetshistoria. Den allmänna regeln är att de inte kan hindras från att begära arbetslöshetsersättning. Om de gör anspråk på förmåner påverkar det kostnaden för din statliga arbetslöshetsskatt, som är baserad på “erfarenhet” (dvs. antalet anspråk mot ditt företag). Obs! Om säsongsarbetare frivilligt slutar, är de inte berättigade till förmåner.

Dina juridiska skyldigheter

Säsongsarbetare omfattas av de flesta av samma federala, statliga och lokala lagskydd som heltidsanställda året runt. Vilka lagar som gäller beror på storleken på din personal. Till exempel Americans with Disabilities Act gäller om ditt företag har 15 eller fler anställda, så om du uppfyller denna bemanningströskel måste du göra rimliga anpassningar till en säsongsanställd med funktionsnedsättning. Men den Familje- och sjukledighetslagen kräver inte att du tillhandahåller denna ledighet till säsongsarbetare eftersom de inte kvalificerar sig som en “berättigad anställd”, som är någon som arbetat minst 123 månader med minst 1 250 timmar under den 12-månadersperiod som föregick ledigheten.

Om din plats har en prediktiv schemaläggningslag kräver att förhandsbesked om arbetsscheman ges, gäller det säsongsarbetare i samma utsträckning som övriga anställda. Följ även slutlönekraven med avseende på en anställds slutlön och om någon semester är skyldig (upplupen för den arbetade tiden). I Florida, till exempel, ska den sista lönechecken betalas senast nästa schemalagda avlöningsdag.

Även om det inte är ett lagkrav, är det starkt tillrådligt att du utbildar säsongsarbetare precis som din ordinarie personal. Detta innebär att instruera dem om hur de ska utföra jobbet som de har anställts för, informera dem om alla dina affärspolicyer (t.ex. hur de ska hantera kunder) och ge dem utbildning mot sexuella trakasserier.

Slutsats

Säsongsarbetare kan vara oerhört hjälpsamma för ditt företag, särskilt under semesterruschen. Men det finns kostnader och skyldigheter förknippade med att anställa säsongsarbetare. Se till att förstå vad det innebär och, vid behov, kontrollera med en arbetsrättsadvokat.

Bild: Envato Elements