Som projektledare ställs du inför utmaningen att säkerställa framgången för ett projekt. Oavsett om du är en erfaren projektledare eller bara bär projektledarhatten av ren nödvändighet, ligger ansvaret på dig att ta in projektet i tid och inom budgeten.

Låt oss börja med en ansvarsfriskrivning: inga rekommendationer kan garantera 100 % framgång; Men när du planerar ditt projekt noggrant, förbereder du dig för att lyckas.

7 tips för att lyckas med projekt

Detta företagsblogginlägg har sju tips för att få dig in på rätt väg till framgång, inklusive:

• Förstå projektet, inklusive budget
• Att sätta och definiera kritiska milstolpar
• Att välja rätt lag
• Kommunikation
• Eskalerande problem
• Testning
• Hantera scope krypning

1. Förstå projektets omfattning ut och in

För att göra ett projekt framgångsrikt måste du lägga en stark grund. För detta måste du identifiera intressenterna och förstå deras förväntningar på projektet. Du kan behöva förhandla också, eftersom alla sällan är överens om vad som krävs. Få helst alla viktiga intressenter att underteckna ett skriftligt avtal om projektets omfattning.

Utveckla sedan en solid projektplan som tydligt definierar dina mål för projektet och rollerna och ansvarsområdena för varje person som är inblandad. Håll målen och deras nyckelelement nära inriktade.

2. Ställ in och definiera kritiska milstolpar

Att sätta och definiera kritiska milstolpar spelar en avgörande roll för ditt projekts framgång. En milstolpe är en specifik markör eller punkt inom ett projekt som berättar hur långt du har kommit. Att sätta milstolpar ger motivation, fokuserar din uppmärksamhet och hjälper dig att bedöma hur ditt team gör, vad som fungerar och vad som behöver förbättras.

Du kan definiera och ställa in så många milstolpar du vill för varje projektfas. Hur du definierar en milstolpe avgör hur ditt projekt fortskrider för att uppnå sitt mål.

Sätt därför upp SMART-mål för varje fas av projektet, inklusive:

• Initiering
• Planera
• Avrättning
• Stängning

Även om målsättning är avgörande, så är testning också. Se därför till att du utför ett utvärderingstest efter varje steg för att övervaka dina framsteg.

3. Välj rätt lag

Som projektledare måste du hitta rätt team för projektet. Fråga dig själv vilken expertis, inklusive hårda och mjuka färdigheter, som behövs för att göra projektet till en framgång.

Därefter, beroende på din budget, rekrytera anställda eller outsourca uppgifter till frilansare.

När du anställer ett team, leta efter proffs med rätt blandning av personligheter och färdigheter för att säkerställa att arbetet utförs med minimal friktion och maximal effektivitet. Några egenskaper att hålla utkik efter när du anställer inkluderar utmärkt kommunikation, organisation och stor problemlösningsförmåga.

4. Håll alla uppdaterade

Det är omöjligt att hantera ett projekt med öppen kommunikation. För att ett projekt ska fungera smidigt måste det finnas konsekvent och effektiv kommunikation mellan intressenter och gruppmedlemmar och vice versa. Håll därför regelbundna möten för att säkerställa att alla är på samma sida när det gäller leveranser och deadlines. Skicka även projektrapporter till relevanta personer för att informera dem om eventuella förändringar eller utvecklingar.

5. Eskalera frågor när det är lämpligt

Frågor kommer att uppstå under projektets gång – det är oundvikligt. Men orsaka inte larm genom att omedelbart eskalera något som inte är ett problem.

Gör din due diligence först innan du slår larm. Som sagt, missa inte att säga ifrån, hoppas att problemet löser sig av sig själv. Att hantera problem när de uppstår kommer att säkerställa att lämpliga åtgärder vidtas för att begränsa skadan. En riskhanteringsapp kan hjälpa till att avslöja risker och förbättra kommunikationen kring dem.

6. Testa leveranser

För att garantera projektets framgång, testa dina leveranser i varje steg. Genom att göra detta kan du avgöra om projektet uppfyller de uppställda förväntningarna.

Till exempel, om du utvecklar en produkt eller tjänst måste du klara en ISO-revision. I ett sådant fall hjälper ISO 9001-checklistan dig att bevisa produktens kvalitetsmedvetenhet, tillförlitlighet och allmänna konkurrenskraft.

7. Hantera den överenskomna omfattningen

Projekttidshantering påverkar kvaliteten och kostnaden för ett projekt. Du kommer dock ofta att bli ombedd att lägga till nya uppgifter och funktioner som inte ingick i det ursprungliga omfånget. Dessa förändringar kallas scope creep och kan påverka din förmåga att leverera projektet i tid och inom budget. Innan du implementerar dem bör du därför rådfråga dina projektsponsorer eller viktiga intressenter för att avgöra om de kan hantera omfattningsförändringarna eller inte.

Transparens är nyckeln till att få godkännande av varje förändring av riktning eller tillägg till ett projekt. Kommunicera tydligt och få enighet från intressenterna om hur förändringarna påverkar det befintliga projektets tidslinje och kostnader. Du kommer också att behöva justera milstolparna för varje projektfas, så att de blir framgångsrika. Din projektpersonal behöver milstolparna för att lyckas eftersom de är bevis på uppfyllelse.

Slutgiltiga tankar

Att lyckas med ett projekt kräver effektiv kommunikation, korrekt tidshantering, riklig budget och att ha rätt team bakom dig.

Använd dessutom teknik för att minimera flaskhalsar. Till exempel är det klokt att använda riskhanteringsappar för att hjälpa dig hålla koll på problem när de uppstår.